Helpt digitalisatie de transformatie naar thuiswerken?

Door COVID-19 zien we dat bedrijven van de een op de andere dag veranderen. Een versnelde digitalisatie doet zijn intrede. Bedrijven verleggen de focus van een kantoor gerichte organisatie, naar een distributed teams gedreven organisatie. Medewerkers werken volledig online vanaf huis, tenzij de werkzaamheden dit niet mogelijk maken.

COVID-19 zorgt voor disruptie werkplek

De impact van de pandemie van het coronavirus leidde tot wijdverbreide disruptie. Het veranderde de manier waarop we met elkaar omgaan en hoe we werken. Het nieuwe normaal in een post-COVID-wereld is het begin van trends, zoals minimale persoonlijke interacties, social distancing, thuiswerken, grotere digitale transacties en virtuele bijeenkomsten.

Uit een recente peiling van Gartner blijkt dat 41% van de werknemers waarschijnlijk vanuit huis zal blijven werken, in ieder geval gedurende een deel van de werkweek na Covid-19 in vergelijking met 30% vóór de uitbraak. Nederlands onderzoek gaf aan dat 60% thuis wil blijven werken. Tevens bleek dat het werken op afstand weinig invloed heeft op de productiviteit en effectiviteit.

Techgiganten zoals Google en Microsoft moedigen hun werknemers aan of verplichten hen zelfs om thuiswerkbeleid over te nemen. Jack Dorsey, CEO van Twitter, kondigde aan dat al hun werknemers voor altijd kunnen blijven werken als ze dat willen. Deze overgang zal aan kracht blijven winnen, zelfs nadat de pandemie voorbij is.

Nieuwe way-of-working kent geen nadelige invloed op productiviteit

Een van de grootste uitdagingen voor organisaties bij het werken op afstand, is het handhaven van de productiviteit. Uit gesprekken die ik zelf voerde met ondernemingen komt het beeld naar voren dat productiviteit gelijk is gebleven, of zelfs hoger is. Hun medewerkers gaven aan dat ze minder verstoringen hebben als ze thuis werken, en daardoor meer geconcentreerd kunnen werken.

Echter, waarbij de eerste periode van thuiswerken vooral gezien werd als een tijdelijke oplossing, wordt het nu duidelijk dat dit blijvend is. Personeel wil niet meer terug naar de pre-corona tijd van fulltime werken op kantoor. Maar dat betekent wel dat bedrijven stappen moeten zetten om dit te verankeren in de standaard manier van werken.

Thuiswerken vereist specifieke stappen in digitalisatie en interactie met personeel

Bedrijven dienen specifieke stappen te moeten nemen om een ​​naadloze overgang naar externe werkomgevingen te garanderen:

Well-being van medewerkers aandachtspunt

Veel bedrijven richten de noodzakelijke basis voorzieningen voldoende in. Echter, zij gaan voorbij aan het effect van thuiswerken op de geestelijke gezondheid van medewerkers. Of kijken ze hoe op de lange termijn digitalisatie goed is te verankeren.

Voorheen bood het kantoor de mogelijkheid om even een luisterend oor te bieden aan de medewerker die iets triests had meegemaakt. Of zag de manager dat een medewerker niet lekker in zijn vel zat. De grotere afstand beperkt deze vorm van interactie. Dat zorgt voor een de-humanisatie van de werkplek en het gemis van een echte connectie met collega’s.

Op de korte termijn zijn vooral de voordelen zichtbaar als flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. Op de lange termijn levert dit bij groepen medewerkers een negatief effect op de geestelijke gesteldheid en een gevoel van ‘er niet bij horen’.

Google deed onderzoek naar werk op afstand en verwerkte de resultaten in de paper ‘Working together when we’re not together’. Dit onderzoek geeft best practices en tips voor het samenwerken met een gedistribueerd team.

Drie kern bevindingen

Zelf geven zij aan de volgende drie kern bevindingen als meest belangrijk te zien:

1. Leer elkaar kennen als mensen: in plaats van direct in een agenda te springen, is het raadzaam om als eerste wat tijd te besteden aan wat persoonlijke vragen, zoals ‘wat heb je dit weekend gedaan?’. Het is een gemakkelijke manier om connecties vast te houden, maar ook nieuwe relaties op te bouwen en een band op te krijgen.
2. Stel grenzen: neem in plaats van aannames te doen over de gewenste werktijden, de tijd om collega’s te vragen wanneer ze graag vergaderen. Sommigen kiezen misschien voor een bepaald tijdstip van de dag als ze een keuze krijgen, of willen op andere momenten zich even focussen op andere werkzaamheden.
3. Creëer persoonlijke en virtuele verbindingen: soms is het gewoon gemakkelijker om persoonlijk contact te hebben. Managers moeten duidelijke richtlijnen en mogelijkheden bieden aan teamleden om samen te komen voor persoonlijke bijeenkomsten. Geef tijdens een videogesprek merkbaar reacties op de ideeën van collega’s om aan te geven dat je ze hoort. Gebruik een mix van virtuele en fysieke bijeenkomsten. En gebruik virtuele ontmoetingen niet uitsluitend voor functionele gesprekken, maar gebruik het ook eens voor een gezamenlijk koffie moment.

Samenwerken op afstand vereist verankering digitalisatie in bedrijfsbeleid

Als je verder kijkt naar het beter verankeren van het op afstand samenwerken, dan vereist dat een voortdurende analyse van manieren om effectiever samen te werken. Dat is niet alleen verschillend voor mensen onderling, maar ook voor afdelingen onderling.

Veranker digitalisatie in het bedrijfsbeleid als de missie en visie van het bedrijf waarmee de volledige overstap naar de cloud, of de toepassing van nieuwe tools natuurlijk aanvoelen. Om die stap makkelijk te maken, kun je beginnen met laagdrempelige tools als:

• Mural of Miro voor brainstormsessies, of
• Parabol voor agile retrospectives, of
• Airfocus voor het prioriseren van roadmap items.

Dit zorgt ervoor dat je als bedrijf moet investeren in digitalisering van je processen en werkwijze. Ook zorgt dit er voor dat je voortdurend moet werken aan adoptie van deze tools en integratie in je bedrijfsprocessen.