In dit artikel beschrijf ik 8 thuiswerken tips voor bedrijven om het nieuwe normaal van thuiswerken te ondersteunen. Bij veel bedrijven werken medewerkers al sinds maart 2020 vanuit huis. Zo langzamerhand is thuiswerken het nieuwe normaal en moeten bedrijven serieus nadenken over het omarmen hiervan.
Tip 1: geef hardware voor thuiswerken
Op kantoor heeft elke werkplek een ARBO conforme inrichting. Thuis is dat vaak spaarzaam aanwezig, en in sommige gevallen zelfs armoedig te noemen. Niet alleen straalt dat af op de bedrijfsnaam, het kan zelfs leiden tot ziekteverzuim.
En door ziekteverzuim zijn mensen minder productief. Door ruimhartig hardware ter beschikking te stellen aan medewerkers toon je leiderschap als bedrijf en voorkom je achteraf problemen. Ook vanuit beheeroogpunt is het slimmer om standaard hardware te geven, omdat je dan eenvoudiger support kunt geven als iemand thuiswerk.
Tip 2: Zorg voor voldoende digitale tools
Ik doe uiteraard de aanname dat een laptop of de beschikking van virtuele werkomgeving (VDI / XenApp), aanwezig is. Daarnaast moet je als bedrijf goed nadenken over digitale tooling die het mogelijk maakt dat medewerkers thuis net zo productief of misschien zelfs productiever kunnen werken met hun collega’s.
Voorbeelden zijn bijvoorbeeld goede conference tools zoals Microsoft Teams of Zoom. Om vervolgens het idee van een tekenbord te geven, zou je kunnen denken aan iets zoals Whiteboard of Miro. Ook de mogelijkheid om kennis te delen en bestanden uit te wisselen op een veilige manier, is iets waar je als bedrijf een oplossing voor moet bieden.
Tip 3: Zorg voor voldoende kennis over de digitale tools
Het aanbieden van verschillende tools om vanuit thuis te kunnen samenwerken is een ding, maar zorgen dat medewerkers ook weten hoe ze ermee om moeten gaan is natuurlijk essentieel.
Een eerste stap om te analyseren of medewerkers de tooling wel begrijpen, is door bijvoorbeeld regelmatig een enquete te houden. Daarnaast kun je – als je bijvoorbeeld gebruik maakt van Office 365 – analyses doen met bijvoorbeeld de rapportages of productivity score. Het meer recent gelanceerde Workplace Analytics (ONA) geeft je nog beter een beeld hoe medewerkers bepaalde tools adopteren.
Daarnaast zou je kunnen denken aan elearning waar medewerkers in hun eigen leren hoe bepaalde tools het meest effectief ingezet kunnen worden. Of je organiseert je webinars waar specialisten uitleggen hoe bepaalde tooling werkt.
Ook is het raadzaam aan te geven welke tools niet gebruikt mogen worden. Bijvoorbeeld tools waar de veiligheid niet van bewezen is, of waar privacyregelgeving niet gevolgd wordt.
Tip 4: Zorg voor teambuilding instructies voor managers
Niet elke manager is creatief. Daarom is het van belang om handvaten te geven aan managers op welke wijze zij nog steeds een team kunnen blijven inspireren. Waar voorheen een teambuilding uitje werd georganiseerd, is dat nu een stuk lastiger. Een vrijdagmiddag borrel komt niet voor zal minder spontaan voorkomen, omdat niet iedereen meer elke vrijdag op kantoor is.
Het is belangrijk om te zorgen dat het bedrijf voorstellen doet en een idee geeft wat er wel mogelijk is.
Tip 5: Wees transparant over de regels en communiceer er vaak over
Juist omdat het koffiepraatje ontbreekt en de afstand tot het bedrijf groter is, merk je dat medewerkers op een grotere afstand van het bedrijf staan.
Als bedrijf zul je vaker moeten communiceren met je medewerkers. Ook is het belangrijk om transparant te communiceren. Als er geruchten rondzingen, over bijvoorbeeld reorganisaties of andere gebeurtenissen die medewerkers raken, dan is het belangrijk daar snel en transparant op te handelen.
Gebruik maken van bestaande communicatiekanalen waar de medewerkers samen komen, maar ook gebruik maken van die managers, zorgt dat informatie de medewerker bereikt. Een intranet of ander collaboratie platform is hiervoor een geschikt medium.
Tip 6: Introduceer vaker korte pauze voor contact met collega’s
Omdat collega’s thuis werken is het verstandig dat gedurende de werkdag vaker een informeel moment wordt gepland om even het koffie praatje te simuleren. Uit onderzoek blijkt dat door thuis te werken, de werkzaamheden efficiënter en functioneler verlopen. Hierdoor gaat het persoonlijke contact meer verloren.
Door af en toe een korte pauze te creëren ontstaat automatisch het informele circuit. En als je denkt dat de collega’s dat onderling regelen, vergeet het maar. Je zult dat via bijvoorbeeld een team manager moeten organiseren.
Tip 7: Stel in dat vergaderingen automatisch eerder eindigen
Binnen de Outlook agenda functionaliteit kun je instellen dat vergaderingen automatisch eerder stoppen of iets later beginnen. Een van de tips voor thuiswerken is dat je bij een aaneengesloten reeks van vergaderingen, en het ontbreken van wandeltijd tussen de vergaderingen, mensen niet meer vanaf hun werkplek komen. Iets dat normaal gesproken op kantoor wel gebeurt. Ook al lijkt het heel productief, toch is het verstandig om als je thuis bent, je even een paar minuten tijd neemt tussen elke vergadering.
Ook het Brabants kwartiertje kun je zo automatiseren!
Tip 8: Gebruik de lunch pauze voor een andere activiteit
Op kantoor lunch je vaak met je collega’s. Als je thuis werkt, gebeurt dat niet. Het is echter goed om even los te komen van je werkplek, en van je beeldscherm.
Zo zijn er voorbeelden van bedrijven waar mensen een wandeling maken tijdens de lunch, en al wandelend hun lunch opeten. Of de tijd wordt gebruikt om een boek te lezen, of bij te praten met de ook thuiswerkende partner. Een belangrijke tip is dat je even de tijd neemt om los te komen van het beeldscherm om zo je werk achter te laten.
Heb jij ook nog tips? Plaats ze hieronder in het commentaar, ik plaats ze graag erbij!
