We leven in een tijd dat IT essentieel is voor het succes van je bedrijf. Echter, als je kijkt naar IT, dan is het vaak hele complexe materie. En dat is waar menig bedrijf op afhaakt en moet kiezen voor simplicity als mindset.
De complexiteit die IT in zich heeft, kun je wegnemen door de mindset te hanteren van simplicity.
Simplicity in IT is niets anders dan:
- Standaardisatie
- Uniformiteit
En het begin start met het vormen van profielen van de medewerkers binnen je bedrijf. Wie zijn dat, wat zijn de behoeften en wat voor werk doen zij?
Stap 1: creëren van persona’s
Het profileren van je medewerkers begint door het opstellen van persona’s. Persona’s zijn kleine omschrijvingen via een template waarin je beschrijft wie een bepaald soort iemand is binnen je bedrijf. Binnen zo’n persona omschrijf je wat de doelen zijn van een persoon, het gedrag, demografische informatie enzovoort. Aan de hand van dit soort profielen, kun je vervolgens bepalen wat de behoeften zijn. Op die manier kun je een beter idee krijgen welke oplossingen nodig zijn binnen je bedrijf. Plus, je krijgt ook een globaal idee welke standaard oplossingen geschikt kunnen zijn.
De vraag is natuurlijk, hoeveel persona’s moet je maken om het enigszins representatief te krijgen? Ik ga meestal uit van 3 tot 5.
Stap 2: Budget
Iedereen een macbook pro, een thuiswerkplek met verstelbaar bureau, 4K schermen enzovoort. Dat vergt een ander budget, dan als je gaat voor een goede Windows laptop met laptop standaard en een gewone muis en toetsenbord.
Om een goede start te maken, helpt het wel om een budget vast te stellen. Dan weet je ook vooraf wat je mogelijkheden zijn. Plak er 10-20% bovenop voor speling.
Stap 3: Scope bepalen
Scope bepalen wordt het lastigste. In feite maak je het dan heel duidelijk wat je niet doet. En daar komt Simplicity om de hoek kijken. Je hebt geen 30 tinten grijs, je hebt uitsluitend zwart en wit. Iets wat je wel doet, en iets wat je niet doet. Bijvoorbeeld:
Je hebt 1 type laptop voor je medewerkers, en niet 3 verschillende omdat je een administratief medewerker hebt, een engineer en een directeur.
Waarom niet?
Heel simpel, omdat de kostenbesparing om een simpele laptop te kopen voor de administratief medewerker versus een Surface voor de directeur, minimaal is. Echter, de TCO is veel hoger, want van elk type device moet je een spare in huis hebben, want dingen gaan kapot. Daarbij moet je voor elke type device een iets ander image* hebben, inclusief testen enzovoort.
1 type, gewoon minder gezeik.
En zo bepaal je scope, niet alleen kijken naar wat de behoefte is van 1 persoon, maar van het gehele bedrijf.
Niet kijkend naar de behoefte alleen, maar ook naar de operationele inspanning die nodig is en welk effect het heeft op productiviteit. Zo krijg je standaarden en uniformiteit.
Simplicity bepaal je binnen de scope. Elke keuze weeg je door te kijken naar de waarde op de lange termijn voor het bedrijf. En daarbij weeg je elke keer weer; wat zijn de kosten van deze variatie, welke inspanning end-to-end is er nodig voor deze variatie, en kan het anders.
Een ander voorbeeld.
Standaard hebben laptops 3 jaar garantie. Daarna zijn alle reparatiekosten voor jezelf. Na 3 jaar kunnen laptops gebreken gaan vertonen, door bijvoorbeeld de hoeveelheid stof in het apparaat, of omdat de batterij op raakt.
Dit soort storingen zorgen ervoor dat iemand tijdelijk niet kan werken op die laptop. Dat raakt de productiviteit. En productiviteitsverlies kost geld. Bovendien, gebruikers slaan nog steeds data op de harde schijf op. Dus, als de laptop het begeeft, dan is die data weg.
Na 3 jaar is de laptop nog niet afgeschreven. Het heeft nog waarde. Het loont om elke 3 jaar deze laptops te verversen. Je krijgt dan de nieuwste hardware, die het snelst performed, die weer 3 jaar garantie heeft, en voor de oude laptops krijg je nog een mooie inruilprijs. Daarbij is de waardering van het personeel dat ze een nieuwe laptop krijgen ook goud!
Bovenstaand voorbeeld geeft aan dat je keuzes in zijn geheel moet bekijken, en niet uitsluitend naar de aanschafprijs.
*een image is een kant-en-klare omgeving die naast het operating systeem een minimale setup bevat van instellingen en applicaties die de basis vormt van elk apparaat in een bedrijf. Hiermee kunnen snel identieke apparaten operationeel worden gemaakt op een standaard manier.
