Als derde tip in de reeks van tips voor beter projectmanagement, de tip om te zorgen voor mandaat. Zoals ik beloofde in mijn eerste artikel, zou ik drie tips aandragen die een project beter zouden laten verlopen. De eerste twee tips zijn al gepubliceerd, hierbij tip 3.
TIP 3: Gebrek aan mandaat beperkt projectmanager
Een bekend probleem bij projecten dat vaak voorkomt is het gebrek aan mandaat of onduidelijkheid hierover. Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, zonder daarbij de verantwoordelijkheid te dragen. Dit in tegenstelling tot delegeren, dan wordt de verantwoordelijkheid wel overgedragen. Het vergt daarmee een groot vertrouwen in de projectmanager binnen de organisatie door het management. Op het moment dat er geen mandaat wordt gegeven, stagneert het project door het uitblijven van het maken van keuzes. Want iemand anders dan de projectmanager moet die keuzes maken. Dit heeft direct invloed op het halen van de deadline, en indirect op zaken als budget en scope. En dat zijn allemaal zaken waar de projectmanager direct mee te maken heeft, en die ook gezien worden als de basis voor het slagen van een project.
Vooraf zal dan ook duidelijk moeten zijn vastgelegd wat de kaders zijn van het project voor wat betreft het mandaat en de beslissingsbevoegdheid van de projectmanager. Om dus een succesvol project te kunnen doen, is dit een noodzaak.
Uiteindelijk zal een organisatie de projectmanager de vrije hand moeten geven, zodat deze eigenhandig besluiten kan nemen binnen het kader dat hem gegeven is. Uiteraard moet de projectmanager of product owner vaardig genoeg zijn om dit soort besluiten te kunnen nemen zonder steeds terugkoppeling te vragen aan het management. Zonder mandaat en beslissingsbevoegdheid kan een projectmanager echt niet functioneren. Belangrijk is dan ook dat als projectmanager je ook duidelijkheid moet vragen hierover, nog voordat je aan het project begint. Uiteindelijk ben je als projectmanager “de sjaak” als het door gebrek aan mandaat niet goed loopt.
Op het moment dat een projectmanager geen mandaat heeft, dan is hij niet veel meer dan een project medewerker of project coordinator die taken uitvoert opgedragen door het lijnmanagement.
Conclusie: zorg dat je van tevoren al vastgesteld hebt met het management wat je mandaat is, en of de kaders helder zijn voor iedereen. Zorg ook dat je voortdurend het management informeert over de voortgang en de gemaakte keuzes. Zorg er ook voor dat deze afspraken niet té beperkt zijn opgesteld, anders krijg je alsnog te maken met vertraging, omdat een specifieke kwestie binnen het project net buiten het mandaat valt. Bovenal, zorg dat discussies of andere ellende buiten de projectgroep worden gevoerd.
Wil je de andere tips nog eens teruglezen?
